Gruppenarbeit bringt schon immer ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Besondere Lösungen benötigst ihr aber für Gruppenarbeiten im Online-Semester, wenn der regelmäßige Austausch in der Hochschule und die 1:1-Zusammenarbeit wegfällt.
Durch neue Technologien gibt es aber viele Möglichkeiten, mit denen ihr eure Gruppenarbeit optimal organisieren könnt. Zusätzlich braucht ihr ein Grundverständnis dafür, wie gute Zusammenarbeit als Team im Architekturstudium überhaupt gelingen kann.
Deshalb habe ich gemeinsam mit meinen Leser*innen Empfehlungen für Tools und Tipps zur Organisation von Gruppenarbeiten fürs Online-Semester zusammengestellt. Es sind sehr viele, aber vor allem sehr wertvolle und wichtige Hinweise zusammengekommen, wie ihr Teamarbeit im Architekturstudium gestalten könnt.
Vielen Dank an alle, die ihre Empfehlungen mit uns teilen!
Inhalt
Vorbereitung und Organisation digitale Gruppenarbeit
Technologien können Grenzen überwinden, aber auch für Chaos sorgen. Deshalb sollte von Anfang an klar sein, welche Tools ihr für welche Art der Kommunikation verwenden wollt.
Die wichtigste Methode, um eure Gruppenarbeit zu organisieren sind Online-Meetings. Wählt bereits zu Beginn eurer Gruppenarbeit ein Tool aus, das ihr benutzen wollt, und sichert die Kommunikationsmöglichkeit im Team.
Die Bedienung sollte einfach sein und ihr müsst euch damit gut fühlen.
Zusätzlich benötigt ihr eine gemeinsame Dateiablage (siehe „effizientes Wissensmanagement“) und Absprachen darüber, wie ihr zwischen den Meetings kommuniziert.
Beispiel E-Mail: Immer an alle versenden, sinnvolle Betreffzeilen verwenden (aus die zentraler Inhalt der Mail hervorgeht), inhaltliche Struktur innerhalb der Mail, kurz und ohne Geschwafel verfasst und die Antwort kann innerhalb von 24h erwartet werden.
Eine Plattform für euer Projektmanagement kann sinnvoll sein, bietet sich aber eher für ausführliche Projekte oder Teams mit vielen Teammitgliedern an.
Je nach Projektart kann auch ein digitales Moodboard (siehe „effizientes Wissensmanagement“) sinnvoll sein, in dem ihr Ideen und Inspiration als Basis für euere Arbeit sammelt.
Ein gemeinsamer Kalender, in dem ihr wichtige Abgabetermine, eure Meetings und Meilensteine notiert, ist ebenfalls sinnvoll.
Toolauswahl: Plattformübergreifend
Achtung! Egal welche Tools ihr auswählt, sie müssen auf den Betriebssystemen nutzbar sein, die eure Teammitglieder verwenden.
Tool-Tipps, die nur für Apple oder nur für Windows verfügbar sind, habe ich deshalb in Klammern notiert.
Tools: Online-Meeting
- Zoom – Tipp von Lucia: Nutzt die Reaktionen- und Kommentar-Funktion, um Entwürfe zu entwicklen
- Skype
- WebEx
- Discord
- Teamspeak
Von Gruppen-Telefonaten über WhatsApp und Gruppenchats rate ich ab. Sie sind zwar gut, um schnell mal Informationen auszutauschen, aber die Konzentration ist dabei nicht besonders hoch. Ihr arbeitet währenddessen nicht produktiv und verschwendet wertvolle Zeit.
Tools: Kalender
- Google Kalender
- Kalender von Microsoft Teams
- (Apple Kalender)
Tools: Projektmanagement
- Microsoft Teams (Euer Favorit, der am häufigsten empfohlen wurde. U.a. von I., Lucia und Lea)
- Asana (Tipp von Julia und von mir)
- Trello
Vorbereitung und Einrichtung Home-Office
Der Status Quo der Einschränkungen ändert sich derzeit nahezu täglich. Meine Empfehlung ist daher, dir einen komfortablen Arbeitsplatz zu Hause einzurichten.
In meinem letzten Blogbeitrag findest du Empfehlungen zum Einrichten deines Home-Offices fürs Online-Semester. In meinem Blogbeitrag über Laptops fürs Architekturstudium habe ich wichtige Hinweise und Empfehlungen für die sonstige Technische Ausstattung ergänzt.
Lernt euch kennen
Wenn ihr euch noch nicht kennt, sollte das am Anfang eurer Gruppenarbeit stehen. Es ist wichtig, damit ihr Vertrauen in die Kompetenzen der anderen aufbauen könnt und eure Rollen und Aufgaben sinnvoll verteilen könnt (siehe übernächster Punkt).
Erzählt in einem Videomeeting einander wer ihr persönlich seid, (und sehr klar) worin eure Stärken liegen und was ihr nicht so gut könnt.
Kommunikation & Vertrauen
Jedem Teammitglied muss klar sein, dass er*sie nicht alles kontrollieren kann und ihr einander vertrauen müsst. Das setzt voraus, dass ihr offen und fair miteinander sprecht.
Grundsätzlich solltet ihr immer versuchen Absprachen einzuhalten. Falls das mal nicht möglich ist, müsst ihr das so schnell wie möglich und vor allem transparent kommunizieren.
M. gibt euch den Rat, dass ihr eure Arbeit nur verbessern könnt, wenn ihr einander um Feedback bittet, Kritik zulasst, aber immer wohlwollend bleibt.
Rücksicht
Wir sind in einer Pandemie und natürlich beeinflusst uns das auf die ein oder andere Art und Weise. Die Sorgen und Einschränkungen sind Stress, der sich negativ auf Leistungsfähigkeit und Konzentration auswirkt.
Passt also eure Erwartungen an andere an, nehmt Rücksicht aufeinander und, wie M. sagte, bleibt wohlwollend.
Alle tragen hohe Verantwortung: Setzt gemeinsame Ziele
Ihr braucht ein gemeinsames und möglichst klares Ziel, das ihr verfolgt und das euch motiviert. Macht euch bewusst, dass alle eine gleichermaßen hohe Verantwortung dafür tragen, dass eure Gruppenarbeit zum Erfolg wird.
Dazu gehört besonders, dass ihr Arbeit sinnvoll nach den jeweiligen fachlichen Stärken verteilt und gemeinsame Meilensteine definiert, die ihr erreichen wollt.
Im Online-Semester ist dies besonders wichtig, da ihr verstärkt allein an euren jeweiligen Aufgaben arbeitet und der tägliche, persönliche Kontakt in der Hochschule fehlt. Ihr werdet euch also weniger austauschen und gegenseitig motivieren können. Wenn alle Aufgaben erledigen, die ihren jeweiligen Fähigkeiten und Stärken entsprechen, sind sie weniger über- oder unterfordert, können also fokussierter und engagierter arbeiten.
Voraussetzung dafür ist, dass ihr einander kennt oder euch kennenlernt und auf dieser Basis Aufgaben und Rollen verteilt.
Achtung Studieren bedeutet, dass ihr mit Aufgaben konfrontiert seid, die euch herausfordern können. Faire Aufgabenverteilung nach Stärken & Interessen bedeutet also nicht, dass jede*r nur das macht, was er*sie gut kann und sich alle vor dem schwierigen Teil drücken. Es bedeutet, dass ihr alle euch diesen Herausforderungen stellt, also jede*r einen Part übernimmt oder ihr sie gemeinsam löst.
Arbeitsroutinen: Effektiv und konzentriert zusammenarbeiten
Gruppen arbeiten bei digitaler Kommunikation leider häufig sehr ineffizient. Diese Erfahrung hat auch eine*r meiner Leser*innen gemacht, der*die von der mangelnden Konzentration und vielen Ablenkungen der Teammitglieder frustriert ist.
Kommunikation ist dabei essentiell, um Probleme ansprechen zu können. Meine Leser*innen und ich haben aber weitere Tipps gesammelt, wie ihr effektiver und konzentrierter zusammen arbeitet. Die ersten beiden Tipps wurden sehr häufig genannt. Explizit hervorgehoben haben sie t., J. und N.
Definiert Gemeinsame Arbeitsroutinen
Wie oft pro Monat wollt ihr euch zu gemeinsamen Meetings treffen? Für die meisten Projekte sind 1 oder 2 Meetings pro Woche sinnvoll. Vereinbart diese Termine fest und macht euer Jour Fixe zu regelmäßig wiederkehrenden Terminen. Zum Beispiel jeden zweiten Montag Nachmittag, 16:30 Uhr.
Außerdem hat Jan den sehr guten Rat für euch, dass ihr „freien Zeiten“ bzw. Zeit fürs Privatleben definiert, in denen nicht gearbeitet wird. Beispielsweise z.B. am Sonntag, abends/nachts zwischen 18 und 8 Uhr, zu Vorlesungszeiten oder während festen Terminen von Gruppenmitgliedern (Sport, Freund*innen treffen,…).
Definiert Meilensteine und Deadline
Wichtig für euren Erfolg ist auch, dass ihr Termine festlegt, zu denen eine Aufgabe fertig gestellt sein muss (Deadlines) und bis wann ihr wichtige Aufgabenteile erledigt haben wollt (Meilensteine).
Denkt daran, realistisch zu bleiben, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen (es geht IMMER etwas schief) und ausreichend Zeit mitzudenken, um eure Präsentation vorzubereiten.
Keine privaten Gespräche bei Online-Meetings
Wichtiger Hinweis von C.: Die könnt ihr zu einem anderem Zeitpunkt machen, zum Beispiel während euren gemeinsamen Kaffeepausen (siehe nächster Tipp).
Gemeinsame Kaffeepausen
Schafft für euer Team einen gemeinsamen, sozialen Interaktionspunkt, um euch gegenseitig vor Isolation und Einsamkeit zu schützen. Quasi einen digitalen Kaffee- oder Snackautomat, an dem ihr euch offen und nicht unbedingt projektbezogen austauschen könnt.
Von Luica kommt folgende Empfehlung: „Nach getaner Arbeit im Online-Meeting ein gemeinsames Feierabendbier trinken und über „belangloses“ quatschen. Gemeinsames Lachen tut der Gruppe immer sehr gut.“
Ihr könnt aber auch eine Online-Party organisieren, einen gemeinsamen Kaffee am Morgen, einen (digitalen) Filmeabend. Je nachdem, was sich für euer Team gut anfühlt.
Haltet Online-Meetings kurz und legt vorher Themen fest
Es ist schwierig, längere Zeit vor einem Bildschirm zu sitzen. Außerdem lenken euch lange Meetings lenken von der eigentlichen Arbeit ab.
Seid also nicht zu ehrgeizig und versucht kurze Meetings zu organisieren.
Bewährt hat sich, dass am Tag vorher die Themen festgelegt werden (bspw. indem sie jede*r in eine Tabelle einträgt) und zu Beginn jedes Meetings jedes Teammitglied in max. 1 Minute den aktuellen Stand seiner*ihrer Arbeit vorstellt.
Erst wenn alle ihren Arbeitsstand vorgestellt haben, werden offene Fragen besprochen.
Macht Pausen während Meetings
Wenn das Online-Meetings doch mal wieder länger dauert, macht unbedingt Pausen. Zum Beispiel nach 20 Minuten Meeting, 5 Minuten Pause und nach 50 Minuten Meeting eine 10 bis 15 Minuten Pause.
Zum Tee kochen, Snacks nachfüllen, ein bisschen Bewegung, auf Toilette gehen und all den anderen privaten Kram.
Feiert Erfolge
Sooo wichtig und wird immer vergessen. Wer erfolgreich ist oder wichtige Meilensteine erreicht hat, sollte das gemeinsam als Team auch feiern.
Bringt alle Teammitglieder ein
Ermutigt auch die ruhigeren Persönlichkeiten, sich in Online-Meetings und Chats einzubringen.
Diskutiert alle Ideen
„Reger Ideenaustausch und gemeinsames Abwägen von Vor- und Nachteilen eines jeden Vorschlags“ ist ein weiterer wichtiger Tipp von Lucia, dem ich absolut zustimme. Auch Ideen, die auf den ersten Blick nicht passen oder irgendwie abgefahren sind, solltet ihr festhalten und fair besprechen. Daraus ergeben sich oft neue, vielleicht besser passende Ideen und Lösungen.
Effizientes Wissensmanagement: Informations-Routine etablieren
Egal welche Tools ihr nutzt, richtet eine gute Routine für den Informationsaustausch ein. Legt also Informationen, Projektdaten, Recherchen, usw. zentral und mit einer logischen Ordnerstruktur ab. Benennt die Dokumente einheitlich, logisch und leicht auffindbar.
Legt am besten eine Person fest, die eine gute Informationsstruktur organisiert.
Gemeinsame Dateiablage in einer Cloud
Eine gemeinsame Dateiablage ist unbedingt zu empfehlen, ganz besonders wenn ihr ein größeres Projekt zusammen bearbeitet oder mehr als 2 Personen im Team seid.
Nutz dafür eine Cloud, auf die jedes Teammitglied unkompliziert zugreifen kann.
Protokolliert wichtige Entscheidungen
D. erzählte mir, dass sie in ihrer Gruppe wichtige Entscheidungen in einem Protokoll festhalten. Das macht den Arbeitsverlauf und Verlauf von Meetings später für alle besser nachvollziehbar.
Tools: Cloud-Dienste
- Dropbox
- iCloud
- sciebo – Tipp von Amely (Nicht-kommerzieller Filehosting-Dienst für Forschung und Lehre, der leider nur in NRW verfügbar ist.)
- Google Drive
Tools: Ideen und Inspiration sammeln und ggf. Präsentieren
- Miro – Laut Annika das „bestes Programm, um einfach mal Ideen zu sammeln“ (sieht wirklich vielversprechend aus)
- Padlet – Tobias empfiehlt die „virtuelle Pinnwand, wo jederseinen Stand und Pins hochladen kann“
- Concepts – Tool-Tipp von Sabrina: Nutzt das Board für Konsultationen. (Anmerkung von mir: Die Basis-Version der App ist kostenfrei, wird aber sinnvoll mit kostenpflichtigen AddOns erweitert. Vor allem auf Tablets ist sie genial, um Skizzen und nicht-technische Zeichnungen zu erstellen.)
Tools: BIM-/CAD-Teamfunktionen
Ganz grundsätzlich solltet ihr für die Zusammenarbeit an Technischen Zeichnungen, usw. die Teamfunktionen der Programme nutzen, die ihr ohnehin in Verwendung habt.
Zusätzlich kam von Jan der wichtige Hinweis, dass jede*r im Team mit dem gleichen Programm arbeiten sollte. Richtig! Sonst wird es unnötig kompliziert. Chris ergänzt, dass diese Zusammenarbeit Absprachen erfordert, was die Ebenenbelegung und Umsetzung angeht.
