Im Folgenden gebe ich dir einen Einblick in die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Bauleistungen sowie die dafür verwendete Software.
Auf Grund der enormen Komplexität dieser Thematik kann ich dabei nicht auf alle Details eingehen. Falls du für dein Studium oder die Berufspraxis vertieftes Fachwissen benötigst, findest du am Ende des Blogbeitrags weiterführende Buchempfehlungen.
Inhalt
Wofür steht die Abkürzung AVA in der Architektur?
Zwischen dem kreativen Entwurf und dem fertigen Gebäude steht die Planung und Umsetzung ebendieser Planungen.
Die Planung wird während verschiedener Arbeitsschritte immer konkreter bis ins kleinste Detail. Als Bindeglied zwischen der sehr detaillierten Ausführungsplanung (Lph. 5) und dem Baubeginn steht die standardisierte Ausschreibung und Vergabe der Bauleistungen (Lph. 6 und 7). Später werden die erbrachten Bauleistungen mit den ausführenden Unternehmen abgerechnet (Abrechnung; Aufgabe in Lph. 8). Für diese komplexen Aufgaben sowie die Kostenermittlung, -kontrolle und -steuerung setzt man AVA-Software unterstützend ein.
Lph. = Abkürzung für Leistungsphase
Ausschreibung
Als Ausschreibung bezeichnet man eine schriftliche, u.U. öffentliche und standardisierte Vorgehensweise, um Angebote einzuholen.
Hierfür erstellen Architekten mit dem Vorliegen der Baugenehmigung und der Werkplanung detaillierte Unterlagen, um vergleichbare Angebote verschiedener Handwerker und Firmen zur Ausführung der Bauleistungen einholen zu können. Sie wird im Leistungsbild „Gebäude und Innenräume“ der Leistungsphasen 6 („Vorbereitung der Vergabe“) nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beschrieben.
Die Begriffe ‚Vergabeunterlagen‘ und ‚Ausschreibungsunterlagen‘ werden synonym verwendet.
Die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen schließt die Leistungsphase 6 ab. Diese Unterlagen enthalten u.a. allgemeine Angaben zum Bauvorhaben, Vertragsbedingungen, die detaillierte oder funktionale Beschreibung der geforderten Leistungen und erläuternde Pläne.
Alle Bauleistungen müssen eindeutig, vollständig, technisch korrekt und objektindividuell beschrieben werden, damit den Bietern alle preisbeeinflussenden Umstände zweifelsfrei bekannt werden. Das heißt, dass auch die Mengen, Größen und Arten aller Bauteile bekannt sein müssen.
Kostenkontrolle & Terminpläne
Durch den Vergleich der vom Planer bepreisten Leistungsverzeichnisse (LV) mit der Kostenberechnung (aus Lph. 3) werden Kosten kontrolliert. Zudem müssen verschiedene Zeitpläne im Auge behalten werden.
Ziel der Ausschreibung
Ziel der Ausschreibung ist es, geeignete Firmen zu finden, die die Leistungen mit der notwendigen Fachkenntnis und Zuverlässigkeit erbringen können und hierfür geeignetes Personal und z.B. Maschinenkapazitäten besitzen. Dabei werden auch die veranschlagten Kosten berücksichtigt.
Vergabeverfahren
Bei kleineren Bauvorhaben von Privatleuten können die Aufträge direkt an ausgewählte Unternehmen vergeben werden, z.B. weil der Architekt bereits gute Erfahrungen mit ihnen gemacht hat. Für größere Bauvorhaben und Bauten für die öffentliche Hand müssen Angebote für die ausgeschriebenen Leistungen eingeholt werden. Wie genau dies geschieht, beschreiben verschiedene Verfahrensmodelle.
In der Regel werden auch für kleinere Bauvorhaben von privaten Bauherren verschiedene Angebote für die Bauleistungen eingeholt, um marktgerechte oder kostengünstige Preise zu erzielen.
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Vergabe
Der Prozess zur Auswahl eines geeigneten Bieters wird Vergabe genannt.
Hinweise zum Ablauf der Vergabe (siehe Infografik!)
— Bekanntmachung
Nachdem die Ausschreibung bekannt gemacht wurde, werden die Ausschreibungsunterlagen an verschiedene Unternehmen gesendet und um die Abgabe eines Angebotes (ggf. bis zu einem bestimmten Temin) gebeten.
— Eignungsprüfung
Bei Vergabeverfahren mit einer beschränkten Anzahl an ausgewählten Bietern, müssen diese vorab ihre Teilnahme beantragen und werden anschließend auf Eignung geprüft. Kriterien sind hierbei zum Beispiel Referenzen und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und personelle Leistungsfähigkeit.
Bei offenen Ausschreibungen (unbeschränkte Anzahl an Bietern; keine Vorauswahl an potentiellen Bietern) findet die Eignungsprüfung über die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters NACH dessen formaler Angebotsprüfung statt.
— Prüfung & Wertung der Angebote
Alle von Bietern eingesendeten Angebote werden nach Eingang – ggf. zu einem verbindlichen Eröffnungstermin (Submissionstermin) – geöffnet, u.U. verlesen, dokumentiert und formal, rechnerisch, fachtechnisch und wirtschaftlich geprüft. Das heißt, es wird beispielsweise überprüft, ob sie fristgerecht abgegeben wurden, unterzeichnet sind und keine Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommen wurden. Zudem werden die Einzelpreise, die später Vertragsbestandteil werden (nicht der Gesamtpreis), verglichen. Über die verschiedenen Angebote wird ein Preisspiegel mit Minimal- und Maximalpreisen erstellt, der Abweichungen zwischen den Angeboten erkennbar macht.
[— Verhandlung]
Bei einigen Vergabeverfahren (z.B. der freihändigen Vergabe oder der Innovationspartnerschaft) wird nach der Angebotsüberprüfung noch über das Angebot mit dem Bieter verhandelt oder es in Dialogrunden besprochen. Ggf. erfolgt eine Angebotskorrektur des Bieters und eine anschließende erneute Prüfung.
— Zuschlag
Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, schlägt der Architekt dem Bauherrn Unternehmen vor, die eine wirtschaftliche Umsetzung erwarten lassen. Wirtschaftlich bedeutet, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis berücksichtigt wird, also auch qualitative Aspekte (und nicht allein der Preis) berücksichtigt werden.
E-Vergabe
Ab Oktober 2018 müssen öffentliche Ausschreibungen komplett elektronisch abgewickelt werden. Dieser „Trend“ ist aber auch in nicht-öffentlichen Ausschreibungsverfahren deutlich erkennbar. Für die E-Vergabe wird für jedes Angebot eine einzigartige und unveränderbare elektronische Signatur erzeugt und gespeichert.
Abrechnung
Bereits vor der finalen Fertigstellung des gesamten Gebäudes stellen Handwerker und Firmen Rechnungen an den Bauherrn, die der Architekt rechnerisch und fachtechnisch prüft. Zudem muss er sie ggf. korrigieren und sein Prüfungsergebnis mit entsprechenden Empfehlungen an den Bauherrn weiterleiten.
Auch Abschlags- und Teilschlusszahlungen sind je nach Baufortschritt üblich und werden ggf. vor der kompletten Fertigstellung der Einzelleistungen gestellt.
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Kostenermittlung, -kontrolle und -steuerung:
Von der Kostenschätzung zur Kostenfeststellung
Ab Planungsbeginn sowie während der Planungs- und Ausführungsphasen gibt es verschiedene Arten der Kostenermittlung und Kostenkontrollen.
Kostenermittlung
Die Anforderungen an die Genauigkeit der einzelnen Kostenermittlungen steigt mit zunehmenden Planungsfortschritt. Über den maximalen Toleranzrahmen gibt es jedoch keine genormten Kriterien, sondern nur Anhaltspunkte aus der bisherigen Rechtssprechung. Unter Umständen (z.B. bei wiederkehrenden Bauvorhaben) kann der Toleranzrahmen also auch deutlich niedriger liegen.
Die einzelnen Kostenermittlungen basieren jeweils auf Informationen, die der jeweilige Planungsschritt ermöglicht. Das heißt, dass beispielsweise der Kostenrahmen (Lph. 0/1) lediglich auf Bedarfsangaben wie z.B. dem Raumbuch mit Nutz- und Funktionseinheiten, Angaben zum Standort sowie bisherigen Projekten des Architekten und Prognosen basiert. Entsprechend unvermeidbar ist die Ungenauigkeit. Beim Kostenanschlag (Lph. 7) liegen hingegen genaue und i.d.R. endgültige Ausführungs- und Detailzeichnungen sowie z.B. Angaben zum Wärmeschutz, zur Standsicherheit oder technischen Anlagen vor. Entsprechend genauer kann die Kostenermittlung ausfallen. Die Kostenfeststellung am Ende des Bauprojekts ist toleranzlos.
Die Kostenfeststellung dient zum Nachweis der entstandenen Kosten und ggf. zu Vergleichen und Dokumentationen. Sie basiert auf den geprüften Abrechnungsbelegen.
Kostenkontrolle und Kostensteuerung
Die Kostenkontrolle und Kostensteuerung dienen der Überwachung der Kostenentwicklung und der Einhaltung von Kostenvorgaben. Dabei werden verschiedene Stufen der Kostenermittlungen verglichen, eine Prognose ermittelt und ggf. steuernd eingegriffen.
AVA Software
AVA Software unterstützt Architekturbüros bei der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen und wird meist auch für die Kostenermittlung, -kontrolle und -steuerung verwendet. Theoretisch kann man diese Aufgaben auch mit Office-Software – also z.B. Word und Excel – erledigen, praktisch erspart AVA-Software aber viel Zeit und synchronisiert alle zur Verfügung stehenden Daten in Echtzeit.
Mit der AVA Software werden zunächst die Ausschreibungsunterlagen erstellt und an verschiedene Unternehmen (z.B. Handwerker) versendet. Die eingereichten Angebote können anschließend in der Software weiterverarbeitet (z.B. verglichen) und nach der Vergabe der Bauleistungen über die AVA Software abgerechnet werden.
AVA <3 BIM
Durch die Verknüpfung der AVA Software mit [mk_tooltip text=“BIM-Modellen“ tooltip_text=“BIM = Building Information Modeling = Bauwerksdatenmodellierung“], können Informationen aus dem Entwurfsmodell für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen verwendet oder mit der Kostenermittlung und -Steuerung in Relation gesetzt werden. Eine solche Schnittschnelle ist also optimal, um eine gewissenhafte und detaillierte Leistungsbeschreibung grundlegend vorzubereiten und Mehraufwand bei der Aktualisierung des Entwurfsmodells zu vermeiden.
Die abstrakten BIM-Modelle ermöglichen aber in der Regel keine Ausschreibung „mit einem Mausklick“, sondern müssen weiterhin mit Hilfe von Erfahrungswerten und Fachwissen ergänzt und korrigiert werden.
Sonstige Funktionen
AVA-Software unterscheidet sich in der Vielfalt ihrer Funktionen. Einige Anbieter bieten z.B. Schnittstellen zu anderen Programmen an: beispielsweise zu Programmen für die Bauzeitenplanung, für Bautagebücher oder eben das Büro- und Projektmanagement.
Anbieter
Auf dem Bausoftware-Markt gibt es verschiedene Anbieter von AVA Software, die überwiegend auf den Servern oder PC’s ihrer Nutzer_innen installiert werden müssen. Ausnahmen bestätigen aber die Regel – z.B. bei NOVA AVA, das ich in den vergangenen Wochen getestet habe.
NOVA AVA im Test – Mein Fazit nach 6 Wochen
Die NOVA Building IT GmbH bietet seit 2014 mit NOVA AVA eine AVA-Software als reine Webanwendung an. Ob NOVA AVA – „die Neue AVA“ – hält, was sie bereits mit ihrem Namen verspricht, habe ich für euch getestet.
Mein erster Eindruck
Positiv überrascht hat mich die moderne und in frischen Farben gehaltene Benutzeroberfläche, die mich nach der sehr unkomplizierten Anmeldung empfang. Anders als bei anderer, mir bekannter AVA Software ist die Menüführung bei NOVA AVA intuitiv und wird zudem bei der ersten Verwendung durch einen Rundgang mit eingeblendeten Hinweisen zur Bedienung unterstützt.
Ohne mich in den Untiefen eines Menüs verlieren zu müssen, war mir sofort klar, was die Software kann und wo ich die jeweiligen Funktionen finde. Falls du noch nie AVA Software verwendet hast, bist du hier also gut aufgehoben. Aber auch AVA-Profis kommen mit AVA NOVA sicherlich gut zurecht: Die Menüführung orientiert sich nämlich stark an den tatsächlichen Abläufen bei der Projektbearbeitung.
Das Dashboard fasst alle wichtigen Termine, Änderungen und Benachrichtigung übersichtlich zusammen und visualisiert die Entwicklung der Projektkosten in einem Balkendiagramm. Auch die verschiedenen Support-Möglichkeiten werden deutlich angeboten und sind nicht auf einer Unterseite versteckt.
Webanwendung / SaaS
NOVA AVA läuft als SaaS (Software as a Service) über verschiedene Browser und muss dementsprechend nicht auf einem eigenen Server installiert und gewartet werden. Zudem ist es responsive – funktioniert also auch auf dem Smartphone oder Tablet. Das heißt, dass du plattform-, zeit- und ortsunabhängig auf NOVA AVA zugreifen und z.B. gemeinsam mit deinem Team an einem Leistungsverzeichnis arbeiten kannst. Leistungsverzeichnis-Texte, Mengen und Kosten hast du bei Bedarf also auch auf der Baustelle, bei Treffen mit Fachplanern oder im Homeoffice parat.
Zudem sticht heraus, dass du bei allen angebotenen Preispaketen unbegrenzten und zeitlich unbefristeten Speicherplatz erhältst. Das spart Ressourcen auf dem eigenen Server und du musst dich nicht mit nervigen Updates rumquälen.
Safety first: Datensicherheit
Deine Daten stehen auf in Deutschland gehosteten und zertifizierten Servern – Wichtig für die Einhaltung von Datenschutzrechten, z.B. bei der Verarbeitung personenbezogener Daten! Zudem bestand NOVA AVA die GAEB XML 3.2. Zertifizierung als erste Webanwendung zu 100% fehlerfrei. Diese Prüfung wird vom BVBS (Bundesverband der Bausoftwarehersteller) und dem GAEB (Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen) durchgeführt. Ein vom BSI (Bundesamt für Informationssicherheit) zertifizierter IT-Experte prüfte und bestätigte damit die Datensicherheit bei NOVA AVA.
Funktionen
AVA sowie die Kostenermittlungen und Kostenkontrollen sind in NOVA AVA gut organisiert. Die Webanwendung bietet alle gängigen Funktionen und noch ein bisschen mehr.
Funktionen (Auswahl):
- Adressverwaltung, Aufgaben, Notizen, Kalender & Termine
- Kostenanalysen
- Verschiedene Filter & Diagramme
- Stamm-LVs, LV-Vorlagen & Archive sowie Textschnittstellen
- LV-Prüfung
- Variantenrechnung
- ABC-Analyse
- Kostenteilung
- Vorlagen für E-Mails und Druck
- Excel Import/Export
- GAEB 90, 2000, XML
- DA11, X31
- PDF-Ausgabe
- Datanorm-Import
- ÖNORM A2063
- ONLV und ONLB
- HVA B-StB
E-Vergabe
Die für öffentliche Ausschreibungsverfahren ab Oktober 2018 verpflichtende E-Vergabe ist in NOVA AVA bereits umgesetzt. So können potentielle Bieter per E-Mail persönlich zur Angebotsabgabe aufgefordert werden oder ein Direktlink zur Anmeldung zur Angebotsabgabe auf beliebigen Wegen veröffentlicht werden.
Persönlich eingeladene Bieter erhalten einen Link zur zeitlich begrenzten Abgabe ihres Angebots, persönliche Zugangsdaten und damit Zugriff auf die von dir bereit gestellten Ausschreibungsunterlagen. Sie benötigen also keine Zusatzsoftware.
Über die Webanwendung können die Bieter zudem ihre Benutzersprache einstellen (Deutsch, Englisch, Französisch), das BIM-Modell anschauen, digital Fragen an den Ausschreibenden stellen sowie Antworten einsehen oder auch die Angebotsabgabe ablehnen.
Eingereichte Angebote werden erst mit expliziter Freischaltung durch den Bieter für dich sichtbar. Bis dahin kannst du den Status der Angebotsabgabe aller Bieter in deiner Webanwendung verfolgen.
Natürlich können auch anderweitig eingereichte Angebote manuell eingegeben, geprüft und ggf. mit anderen verglichen werden.
BIM
NOVA AVA erkennt gleichartige Bauteile und Leistungen im Gebäudemodell eigenständig. Dadurch können in der weiteren Planung die betroffenen Elemente oder Räume angepasst und im LV aktualisiert werden.
Natürlich erstellt das BIM-Add-On kein Leistungsverzeichnis „auf Knopfdruck“ – da es sich eben nur um abstraktes Gebäudedatenmodell handelt – es erleichtert die Arbeit bei richtiger Verwendung aller an der Planung Beteiligter aber ungemein. Da es aber noch nicht in allen Architekturbüros durchgängig verwendet wird, ist auch die Zubuchung als Add-On zu NOVA AVA sinnvoll.
Welche Funktionen dir mit dem BIM Add-On zur Verfügung stehen und wie du es verwenden kannst, wird in den beiden Video-Tutorials sehr gut erläutert.
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Ausschreibungstexte
Auf Ausschreibungstexte kann mit den integrierten Schnittstellen zu Ausschreibungen.de, zur BKI Positions- und Baupreisdatenbank, dem Heinze AT Manager, Heinze VOB, sirAdos® Baudaten, STLB-Bau Online und DBD-BIM zugegriffen werden. Eigene, vorhandene Ausschreibungstexte können z.B. über die GAEB-Schnittstelle importiert werden. Zudem ist ein Positionsarchiv vorhanden und natürlich können die Informationen auch frei eingegeben werden.
Anleitungen, Hilfe & technischer Support
Zum Einstieg in meinen Test schaute ich mir die sehr guten Video-Tutorials an, die die wichtigsten Funktionen einfach und effektiv erläutern. Weitere Beschreibungen zur Programmbedienung finden sich im NOVA AVA Handbuch, welches übersichtlich gehalten ist und dennoch Einsteiger und Profis gut anleitet.
Über den Hilfe-Button können zudem Fragen über ein Kontaktformular gestellt werden, man findet aber auch den Hinweis auf die Fernwartung durch den technischen Support sowie zur Kooperation mit Baufragen.de – einer Beratungsplattform von Spezialisten verschiedener Bauprodukte.
Meine Test-Frage (via Kontaktformular) wie man Änderungen im Leistungsverzeichnis nachvollziehen und ggf. rückgängig machen könne, wurde binnen 75 Minuten freundlich und für mich zufriedenstellend beantwortet. Tatsächlich habe ich erwartet, dass dies länger dauert. Gut fand ich auch, dass man mir eine alternative Handhabung vorstellte (das manuelle Anlegen von Archivständen, z.B. wenn man im Team an einem LV arbeitet und verschiedene Arbeitsstände nachvollziehen oder rückgängig machen möchte).
Preis-Leistungsverhältnis
NOVA AVA gibt es in drei verschiedenen Paketen mit monatlichen Gebühren zwischen 49 und 89 Euro. Das BIM-Add-On kann bei Bedarf für 30 Euro dazu gebucht werden.
Du kannst die Anwendung 30 Tage kostenlos (ohne versteckte Abofalle!) testen. Auf Nachfrage bestätigte mir Felix Grau – der Gründer von NOVA AVA –, dass Studierende für das jeweils laufende Semester NOVA AVA ebenfalls kostenlos nutzen können. Einfach anmelden und Immatrikulationsbescheinigung mit der Bitte um Freischaltung an den Support senden!
Mit den monatlichen „Mietkosten“ hebt sich NOVA AVA als Cloud-Lösung von anderer AVA Software ab, die zu einem fixen Preis gekauft wird. Diese muss jedoch von IT-Dienstleistern gewartet, Daten gesichert und auf eigenen Servern gehostet werden. Auch Software-Updates müssen in der Regel dazu gekauft werden. All dies verursacht nicht unerhebliche Kosten (u.a. für Hardware, Software, Personal und Energie) die bei „Programmen aus der Cloud“ inklusive sind und im Vergleich berücksichtigt werden müssen.
Fazit
Obwohl es auch bei dieser AVA Software „nur“ um das „erfolgreiche Baukostenmanagement mit Kostenplanung, Mengenermittlung, Leistungsverzeichnis, Angebotsplattform, Preisspiegel, Auftrag, Nachtrag, Aufmaß, Soll-Ist-Vergleich, Rechnung und Kostenanalyse“ geht, hebt sie sich NOVA AVA deutlich und positiv von anderen AVA-Anwendungen ab.
NOVA AVA ist eine zertifizierte Webanwendung im modernen Design und mit praxisnaher sowie logisch nachvollziehbarer Benutzerführung. Sie schafft es, Ausschreibung, Vergabe, Kostenermittlung und Kostenkontrolle weg vom grauem Büroschreibtisch, in eine zukunftsorientierte und flexible Arbeitswelt zu holen.
Buchempfehlungen: BIM und AVA
In den vergangenen Jahren gab es einige rechtliche Änderungen und einige, wie z.B. die Überarbeitung der DIN 276, stehen auch noch bevor. Bei der Auswahl deiner Literatur solltest du also großen Wert auf deren Aktualität legen.
AVA, VOB, BGB Bauvertrag und Bauökonomie
- „Architekturpraxis Bauökonomie: Grundlagenwissen für die Planungs-, Bau- und Nutzungsphase sowie Wirtschaftlichkeit im Planungsbüro“* u.a. von Stefan Scholz
– Lehrbuch zur komplexen Tätigkeit von Architekten aus ökonomischer Sicht. Sehr umfassend und verständlich geschrieben. - „Ausschreibung nach VOB und BGB: Leitfaden zur sicheren Leistungsbeschreibung und Vergabe“* von Achim Henning
– Mit Checklisten, Formblättern und Musterformularen. Anhand von Musterfällen werden zudem typische Fehler beschrieben. Sehr praxisnahe Informationen, vor allem für Einsteiger. - „VOB Gesamtausgabe 2016“* von DIN e.V. und DVA
– Grundlagen- und Nachschlagewerk für die Bauvergabe in Deutschland. Inkl. VOB/C mit aktuellen, technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen. - „VOB, BGB Bauvertrag und HOAI“* von Ulrich Werner und Walter Pastor
– Auswahl relevanter Gesetzestexte (und häufig erlaubtes Hilfsmittel in Prüfungen) - „Die VOB, das BGB-Bauvertragsrecht 2018 und das neue Vergaberecht“* von Ralf Leinemann und Thomas Maibaum
– Kompakter Wegweiser durch die Vorschriften zur Handhabung von Bauverträgen und zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen.
BIM
- „BIM – Das digitale Miteinander: Planen, Bauen und Betreiben in neuen Dimensionen“* von DIN e.V. (Hg.)
- „BIM in der Anwendung: Beispiele und Referenzen“* von DIN e.V. (Hg.)
- „Der BIM-Manager: Praktische Anleitung für das BIM-Projektmanagement“* von DIN e.V. (erscheint am 15.04.)
- „BIM für Architekten: 100 Fragen – 100 Antworten“* von Bundesarchitektenkammer (Hg.)
